Veraltete Einkaufsprozesse kosten deutsche Behörden jährlich viele Millionen Euro. Doch es geht auch anders: Beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) läuft die Beschaffung in der IT vollelektronisch. Das spart Zeit und Geld.

Dank der elektronischen Vorgangsbearbeitung auf Basis der Anwendung SAP NetWeaver Folders Management konnte das BIBB in der IT-Beschaffung 70 Prozent der Handakten abbauen. Such- und Recherchezeiten nehmen pro Vorgang nur noch wenige Sekunden in Anspruch. „Das hat die Qualität unserer Services und die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter signifikant verbessert“, sagt IT-Referatsleiterin Dr. Astrid Fey.

Zudem sorgen die effizienten, workflowgestützten Prozesse beim BIBB für mehr Transparenz und Produktivität. Weitere Pluspunkte: Die Datenqualität wurde verbessert, Eingabe- und Erfassungsfehler auf ein Minimum reduziert. „Die Tragweite und die Effekte der SAP-Lösung sind uns mit der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung erst richtig bewusst geworden“, verweist die Referatsleiterin. Nicht zuletzt deshalb wird die neue Anwendung nun Schritt für Schritt auf andere Referate ausgerollt.

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