Abläufe im Unternehmen müssen flexibel sein. Doch wie lässt sich dieses Ziel erreichen? Gregor Müller von SAP gibt Tipps für den Weg zum richtigen Business Process Management.

Während lange Zeit die Automatisierung als solche im Vordergrund stand, geht es in der IT heute vor allem darum, Prozesse und ihre Leistungsfähigkeit kontinuierlich zu messen – und notwendige Änderungen schnell und effizient umzusetzen. Eine systematische Herangehensweise erlaubt es, einen ständigen Verbesserungsprozess in Gang zu halten. IT-gestützte Lösungen für Business Process Management (BPM) leisten bei diesem Kreislauf aus Planung, Umsetzung, Monitoring und Optimierung wichtige Hilfen. Die folgenden sieben Schritte erleichtern den Einstieg in das Thema.

1. Der Einstieg: Unternehmensstrategie und Prozesse abgleichen

Oft ist ein Strategiewechsel der Auslöser für die Einführung von BPM-Projekten. Hierbei steht die Frage im Vordergrund, welche Prozesse des Unternehmens betroffen sind und wie sie angepasst werden müssen. Alternativ: Wie können Prozesse optimiert und justiert werden, um besser zur Erfüllung der aktuellen Strategie beizutragen?

2. Soll-Ist-Analyse: Wo stehen wir – wo wollen wir hin?

Im zweiten Schritt geht es darum, die identifizierten Prozesse detailliert zu untersuchen. Worin genau besteht ihr Beitrag zur Strategie, und wo liegt möglicherweise Verbesserungspotenzial? Gleichzeitig sind die erforderlichen Kennzahlen oder Leistungsindikatoren für diese Prozesse zu definieren.

Hier kommt es darauf an, dass die Experten aus Business und der IT ihr Wissen in einer gemeinsamen Sprache – BPMN – austauschen. Nur so können sich die unterschiedlichen Perspektiven gegenseitig bereichern. Wichtig: Die IT unterstützt beratend und zeigt, wie mithilfe moderner Technologien und Prinzipien (BPM, In-Memory Computing, mobile Lösungen, serviceorientierte IT-Architekturen) neue Lösungen konzipiert werden können.

3. Orientierung: Den richtigen Weg zum Zielprozess finden

Steht fest, wie ein neuer Prozess aussehen soll, wird er mittels Blueprint feinspezifiziert. Der klassische Wasserfall und Textspezifikationen werden den komplexen Anforderungen nicht gerecht. Vielmehr sollte die IT in kurzen Zyklen das eigene Verständnis der Anforderungen reflektieren. Gut geht das mit schnellen Prototypen und zahlreichen Modellen (Prozess-, UI-, Entitäten-, Daten- oder Interaktionsdiagramme). Wichtig: Der Fachbereich steuert nach und gibt in ebenso kurzen Zyklen Rückmeldung.

4. Wo schlummert das Optimierungspotenzial?

Häufig werden wichtige Prozesse mithilfe von Dokumentenvorlagen, E-Mails oder sogar auf Papier ausgeführt. Die Abläufe können dann weder eingesehen noch kontrolliert werden. Dass hier großes Fehlerpotenzial besteht, liegt auf der Hand.  Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie kann ein Nachweis darüber erbracht werden? Welche Durchlaufzeiten werden erreicht, und wie kann die „Performance“ solcher Prozesse gemessen werden? Wie findet der Umgang mit Anwendungen statt? Muss der Nutzer mehrere Applikationen gleichzeitig bedienen und kopiert er zwischen diesen hin und her? Aber auch: Auf welche Weise „sprechen“ Anwendungen untereinander? Wie viele Fehler treten hierbei auf? Kommunizieren die Teilkonzerne mittels Fax, selbst wenn es sich um klassische und lang erprobte Prozesse handelt? Wie interagiert das Unternehmen mit Partnern, Kunden und Lieferanten? Sind Schnittstellen automatisiert? Kann ohne Medienbrüche kommuniziert werden? Benötigen die Endanwender Schulungen, um die Software bedienen zu können? Anhand dieser Fragen lassen sich viele Verbesserungspotenziale identifizieren.

5. Von der Planung zur Umsetzung

Auf Basis der Feinspezifikation und der schnellen Prototypen ist ein gemeinsames Verständnis der zukünftigen Prozesse sichergestellt. Serviceorientierte Ansätze erlauben das parallele Entwickeln in mehreren Systemen auf der Grundlage definierter Schnittstellen. Ein modulares Implementieren und sukzessive Produktivsetzung sind ebenfalls möglich.

6. Laufende Verbesserung: In kleinen Schritten zur Perfektion

Durch eine gute Verknüpfung von Prozessen, Regeln und Prozessperformance (messbar durch Indikatoren auf Dashboards) ist mit der ersten Iteration der Startschuss für kontinuierliche Prozessanpassung und Optimierung gegeben. Der Prozessverantwortliche kann Engpässe frühzeitig erkennen, die Leistungsfähigkeit analysieren und bereits die Änderungen für die nächste Iteration konzipieren.

7. Go-live: Jetzt geht’s los

Am Ende des Projekts steht der Startschuss für den produktiven BPM-Einsatz. Alle Prozessbeteiligten haben Einblick in den Prozessablauf – das macht Vorgänge und Entscheidungen leichter nachvollziehbar und besser planbar. Neue webbasierte Anwendungen senken die Kosten für die Einführung und den Betrieb. Prozesse lassen sich nun ständig überwachen, Schwachstellen identifizieren, Abläufe rasch anpassen. Auf geänderte Rahmenbedingungen kann künftig deutlich schneller reagiert werden. Unterm Strich heißt das: Das Unternehmen ist dauerhaft wettbewerbsfähiger.