Nicht einmal 20 Prozent der deutschen Unternehmen verfügen über Lösungen, die den Einkauf in den wesentlichen Prozessen unterstützen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie von RAAD Research. Die Analysten sehen hier klaren Nachholbedarf.

Wie weit steuern Unternehmen schon heute ihre Einkaufsprozesse mit einer speziell dafür ausgelegten Software? Vor welchen Herausforderungen stehen sie dabei, und welche Maßnahmen wollen sie ergreifen, um die Nutzenpotenziale der Lösung voll zu erschließen? Diese Fragen stehen im Mittelpunkt der Studie „Supplier Relationship Management – Trends 2012“ von RAAD Research.

Selbst einfachste Einkaufslösungen selten im Einsatz
„Der strategische Einkauf hat in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen. Dennoch betreiben viele Unternehmen im Einkauf immer noch immensen manuellen Aufwand, der nicht nur Kosten versursacht, sondern auch Zeit frisst und die Suche nach geeigneten Lieferanten einschränkt“, umreißt RAAD-Analyst Dr. Cristian Wieland die Situation. Insgesamt gaben im Rahmen der Studie mehr als 230 Einkaufsleiter deutscher Unternehmen mit über 200 Mitarbeitern Auskunft. Befragt wurden fast ausschließlich Firmen, bei denen der Einkauf eine hohe oder sehr hohe strategische Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens besitzt. Die Interviews fanden im Juli und August 2011 statt.

Ein wichtiges Ergebnis der Studie: Weniger als 50 Prozent der Umfrageteilnehmer steuern die Prozessschritte im Einkauf – von der Registrierung des Lieferanten über dessen Qualifizierung und Klassifizierung, der Vertragserstellung und -verwaltung bis hin zur Verbesserung der Lieferantenbeziehung und Kaufabwicklung – durchgängig mit einer speziellen Software für das Supplier Relationship Management. Häufig sind lediglich Office-Produkte im Einsatz. Während der Lieferantenregistrierung laufen Kontakte oft über das Telefon oder per E-Mail, die Adressen werden dann in Excel-Listen erfasst. Dort findet dann erst eine Weiterqualifikation beziehungsweise die Pflege der Lieferantendaten statt. Gerade einmal ein Fünftel der befragten Unternehmen nutzt schon einfache E-Procurement-Lösungen, zum Beispiel um Waren standardisiert über das Internet zu bestellen.

Handarbeit eher die Regel als die Ausnahme
Weniger als 20 Prozent der Unternehmen in Deutschland verfügen also aktuell über eine integrierte Softwarelandschaft, die manuelle Prozessschritte in der Beschaffung auf ein Minimum reduziert. „Um über den Einkaufshebel deutliche Margensprünge zu realisieren, sind aber drei Faktoren entscheidend: eine durchgängige Strategie, qualifizierte Mitarbeiter und integrierte IT-Systeme“, zeigt Wieland Auswege auf.

Fachpersonal ist seiner Meinung nach maßgeblich, um klare Strategien zu erarbeiten und umzusetzen. Gute Einkäufer zeichnet heute nicht mehr nur ein ausgezeichnetes Verhandlungsgeschick aus, sondern auch eine analytische Denkweise, um Einkaufsprozesse zu strukturieren und zu verbessern. Und schließlich bräuchten Mitarbeiter im Einkauf zur Umsetzung ihrer Strategie entsprechende in die ERP-Standardsoftware eingebundene, spezielle Anwendungen zur Beschaffung.

Verbesserungspotenziale sichten
„Erstaunlich ist, dass sich mancher Einkaufsleiter mit der manuellen, rein Office-basierten Bearbeitung des Beschaffungsprozesses abgefunden hat“, wundert sich Wieland. Bei der Lieferantenauswahl schätzen lediglich 20 Prozent der befragten Einkaufsleiter den manuellen Aufwand als sehr hoch oder hoch ein. Wieland rät ihnen deshalb: „Zählen Sie einfach mal Ihre Word- und Excel-Vorlagen und -Dokumente. Dann erhalten Sie ein Bild davon, wo die Optimierungspotenziale in Ihrer Einkaufsabteilung liegen.“ Immerhin: 16 Prozent der Einkaufsleiter sind sich der Einsparpotenziale bewusst. Und mehr als ein Drittel der Befragten sind mit den Reibungsverlusten in der Vertragserstellung, -verwaltung und -überwachung unzufrieden.

Offenbar ist der Veränderungsdruck aber noch nicht hoch genug: Lediglich fünf Prozent der befragten Unternehmen wollen entsprechende Software anschaffen und somit produktiver werden. „Im E-Procurement gibt es sicherlich gerade auch bei mittelständischen Kunden Nachholbedarf. Waren im Internet zu bestellen kann daher nur der erste Schritt in Richtung einer leistungsfähigen Einkaufsabteilung sein“, so Wieland abschließend.